Posto especial: homenagem aos meus amigos do governo

"Já vimos a importância das ferramentas administrativas e como ela pode ser útil em diversos momentos (principalmente quando estamos precisando de uma solução para um problema). Sendo assim, mais uma opção de ferramenta que poderá usar em sua empresa é a Matriz GUT.

Considerada uma ferramenta administrativa para identificar, observar, analisar e buscar soluções para os problemas e desafios da empresa,a Matriz GUT busca priorizar os problemas de maneira a tratar os mais urgentes antes que os demais. Afinal, problemas existirão vários no dia a dia de uma empresa, mas solucionar todos ao mesmo tempo será impossível. É por isso que deve existir uma priorização para que os mais urgentes não sejam deixados de lado (e acabem tornando-se muito prejudiciais à organização) enquanto os menos urgente são resolvidos.


Entendendo o nome Matriz GUT
Seu nome se deve à abreviação das palavras Gravidade, Urgência e Tendência (matriz GUT) de cada problema que deve ser resolvido. Cada um destes elementos devem ser avaliados no momento de utilizar esta ferramenta:

Gravidade: qual o impacto que este problema irá gerar para as pessoas, processos da empresa, resultados a curto e longo prazo, etc.?

Urgência: qual o tempo que você precisa resolver este problema e o tempo que você tem para resolvê-lo?

Tendência: como este problema pode aumentar, quais suas chances de crescer (muito ou pouco) e será que ele pode acabar por si só?

Estas avaliações são importantíssimas para o bom uso da Matriz GUT e devem ser avaliadas com muita cautela e riqueza de detalhes, pois cada uma destas respostas interfere diretamente nos resultados desta ferramenta.

Como mensurar os problemas através da Matriz GUT

Após entender todos os aspectos analisados na Matriz GUT, é necessário fazer a mensuração dos problemas a fim de definir quais deles serão prioritários para sua empresa.

É preciso atribuir uma nota de 1 a 5 para cada uma dessas dimensões da Matriz GUT (gravidade, urgência e tendência). Estes resultados podem ser colocados em uma planilha para melhor visualização do todo. As notas de 1 a 5 devem ser proporcionais aos problemas como:

5 - Extremamente grave, urgência imediara, tendência de piorar se não houver atitudes necessárias;

4 - Muito grave, possui certa urgência e deve priorizar a curto prazo;

3 - Grave, deve ser feito o mais cedo possível, vai piorar a médio prazo;

2 - Pouco grave, pode esperar um pouco para ser resolvido, vai piorar depois de um longo tempo;

1 - Não é grave, não possui pressa de ser solucionado, não vai piorar e em alguns casos melhora sozinho.

Depois de fazer o preenchimento da planilha de acordo com os detalhes, você deve calcular o resultado final fazendo a conta de G x U x T.
É importante que estes dados sejam calculados por diversas pessoas da organização (e nunca somente o dono), pois cada um possui uma visão do problema e com diversas opiniões é possível ter um resultado mais abrangente.
Com a aplicação da Matriz GUT em sua organização, com certeza as falhas e problemas mal solucionados serão menores.
Se pararmos para pensar, podemos até mesmo utilizar a Matriz GUT em nosso dia a dia, na vida pessoal, afinal, também temos muitos problemas e às vezes nos desesperamos por não saber o que fazer primeiro.
Viu como uma ferramenta administrativa é útil em diversos momentos? Pois utilize a Matriz GUT e depois nos diga como foram os resultados.

fonte: www.casadaconsultoria.com.br e edital para selecionar burrocratas do "alto escalão" no Distrito Federal (www.universa.org.br)